Die üblichen Stufen
- Zahlungserinnerung: freundlich, ohne Vorwurf – „Vielleicht ist unsere Rechnung untergegangen …“
- 1. Mahnung: sachlich, mit neuer, kurzer Frist (z. B. 10 Tage)
- 2. bzw. letzte Mahnung: deutlich, mit Hinweis auf die nächsten Schritte, etwa die Betreibung
- Betreibung: über das zuständige Betreibungsamt
Gesetzlich sind mehrere Mahnungen nicht vorgeschrieben – die Stufen sind aber üblich und wirken professionell.
Wann ist die Kundschaft im Verzug?
Steht auf der Rechnung ein fester Zahltag (z. B. „zahlbar bis 31. Oktober“), ist die Schuldnerin oder der Schuldner nach dessen Ablauf im Verzug (Art. 102 Abs. 2 OR). Ist kein fester Termin vereinbart, tritt der Verzug mit der Mahnung ein (Art. 102 Abs. 1 OR).
Verzugszins und Mahngebühren
- Verzugszins: Ab Verzug kannst du 5 % pro Jahr verlangen, sofern nichts anderes vereinbart ist (Art. 104 OR).
- Mahngebühren: Sie sind in der Regel nur zulässig, wenn sie vorher vereinbart wurden, etwa in deinen AGB oder der Offerte.
Was in jede Mahnung gehört
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
- Eine neue, konkrete Frist („bis am 15. November“)
- Zahlungsangaben bzw. die QR-Rechnung nochmals im Anhang
- Ein Satz für den Fall, dass sich die Zahlung gekreuzt hat
- Ab der letzten Mahnung: was passiert, wenn die Frist verstreicht
Ton macht die Musik
Bleib sachlich und respektvoll – Kritik an der Sache, nicht an der Person. Ein kurzer Anruf vor der letzten Mahnung klärt oft mehr als ein weiterer Brief.
So hilft dir fascis
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- Von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung – sachlich und respektvoll
- Alle wichtigen Angaben: Rechnungsnummer, Betrag, neue Frist; Fehlendes als [Platzhalter]
- Varianten auf Knopfdruck: kürzer, förmlicher oder bestimmter
Zum Beispiel: „Schreib eine freundliche Zahlungserinnerung für Rechnung Nr. 2026-041 über CHF 1'250, fällig seit 14 Tagen.“
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Häufige Fragen
Muss ich dreimal mahnen, bevor ich betreiben darf?
Nein, gesetzlich ist das nicht vorgeschrieben. Mehrere Stufen sind aber üblich und fair.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
In der Regel nur, wenn sie vorher vereinbart wurden, z. B. in den AGB.
Wie hoch ist der Verzugszins?
5 % pro Jahr ab Verzug, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart ist (Art. 104 OR).
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.